Онлайн-касса должна быть у всех владельцев интернет-магазинов, и здесь не играет роль, какая организационно-правовая форма и какой формат налогообложения. Именно об этом говорится в Федеральном законе No54-ФЗ. Сегодня мы поближе ознакомимся с возможными видами покупки, способами использования и регистрацией такого устройства.
Если у вас в голове крутится картинка прибора с кнопками, отделением для купюр и бумажными чеками, то вы отстали от времени. Технологии стремительно развиваются, в частности, в области e-commerce. Иногда касса бывает виртуальной, вы вообще ее не увидите. Об этом также поговорим далее.
Закон
Правила использования ККТ подкрепляется законом 54-ФЗ. В нем сказано о том, что частный предприниматель должен купить, идентифицировать оборудование и задействовать его в работе. Для новичков и тех, кто припозднился: с 1 июля 2019 года пользоваться кассами должны все. Если вы решили создать интернет-магазин, вам понадобится касса.
В список исключений попадает следующее:
- ИП, которые реализуют продукцию, созданную своими руками. Это вещи ручной работы. Если вы приобрели оборудование по созданию плитки и стали ее продавать, здесь касса требуется. Области предоставления услуг гражданам. В этой ситуации можно не печатать кассовые чеки, достаточно БСО - бумаг строгой отчетности.
- Во всех ситуациях речь идет только о частных предпринимателях, которые работают одни без найма сотрудников.
Остальные должны:
- Совершить покупку кассового оборудования, отвечающего требованиям законодательства.
- Зарегистрировать его в ФНС.
- Подписать соглашение с ОФД (оператором фискальных данных).
- Отправлять сведения в налоговую удаленно.
- Предоставлять чеки потребителям.
Как функционируют онлайн кассы?
Важным отличительным признаком онлайн касс от физических является то, что они отправляют отчет в ФНС через сеть. Раньше все данные были доступны во внутренней памяти ККТ-ЭКЛЗ. Данные не передаются в налоговую напрямую, для этого существует оператор налоговых данных. На его серверах доступны фискальные сведения: чеки, ответы о состоянии смен и другая документация.
В кассе присутствует механизм с функцией запоминания - казенный накопитель. Он содержит актуальную информацию, а также отмечает на казенных документах цифровую подпись. Цифровые чеки можно высылать не только в налоговую, но и самому потребителю. Интернет-магазинам, которые не владеют отделениями выдачи и которые имеют функцию оплаты через сайт, могут отсылать кассовые чеки в цифровом виде.
Разновидности онлайн касс
А теперь выделим ключевые типы онлайн касс:
- Облачные интернет-кассы. Это идеальный вариант сегодня для онлайн-магазинов. Вам ничего не нужно приобретать - просто подсоединяете к веб-ресурсу оборудование в качестве программного обеспечения. Кассовое устройство и казенный накопитель в этой ситуации - компьютерная программа, интегрированная в дата-центре провайдера. Вы подключаете ее к сайту, расчетному счету, системе платежей и приступаете к работе. Облачная касса автоматом направляет цифровые чеки в налоговую и клиенту при каждой операции. Но и здесь есть свой нюанс - нельзя выдать чек на бумажном носителе в отделении выдачи. Для этого имеется другой вариант - более подходящий.
- Общая касса для сайта интернет-магазина и отделения выдачи. Здесь предоставляется кассовое устройство, установленное на сайте, и облачный модуль. Сама касса доступна в наземном магазине или в отделении выдачи. С помощью этого прибора можно принять оплату и выдать цифровые чеки. Одним из достойных вариантов на рынке КТТ является EKAM.Онлайн. Возможно подключить устройство на несколько сайтов и ПВЗ. Еще одно преимущество - простое взаимодействие со всеми распространенными движками, CMS и API. Ознакомьтесь с ними: Битрикс, ИнСейлс, СРМ, Вордпресс, Опенкарт.
- Доступная онлайн касса, установленная на сайте. Не зря этому варианту отдано последнее место. Ее могут использовать не все ввиду некоторых нюансов. Сначала вы покупаете кассовое оборудование с возможностью взаимодействия с сайтом. Такие варианты можно найти в популярных компаниях Атол, Эвотор, Меркурий. После этого оборудование необходимо установить на интернет-портале, подключить к расчетному счету и системе оплаты. Через кассу проходит платеж и высылаются чеки автоматом. А теперь отметим недостатки: сложности объединения. Так как доступно много разных сервисов для разработки сайтов интернет-магазинов, то не все кассы будут исправно функционировать в каждой отдельной ситуации. Вероятны зависания и неисправности в работе. Также оборудование стоит дорого, имеются трудности подключения такой кассы к нескольким сайтам. Обычно решение доступно в одноканальном формате. Ввиду этого такой вариант можно советовать магазинам, нацеленным на оффлайн-продажу, но с возможностью заказа продукции онлайн. Если вы работаете во всемирной паутине и имеете несколько сайтов, которые нужно подключить на один аппарат, то такое решение вам не подходит.
Покупка онлайн кассы
Это отличный вариант для бизнеса на длительной основе. Вы покупаете кассу в одной из фирм, регистрируете ее и приступаете к работе.
Преимущества:
- Нет необходимости в оформлении договоров аренды.
- Вы в праве продать устройство в любое время, поменять или отдать в подарок.
- Его можно установить в ПВЗ и выдавать бумажные чеки. Отсутствует платеж за аренду.
- Вы уплатили всего один раз и пользуетесь неограниченное количество времени.
Недостатки:
- Дорогое решение. Расходы со временем окупятся из-за отсутствия оплат за аренду.
- За устройство, его техническое и рабочее состояние отвечаете только вы.
- Если вы решили закрыть магазин, то кассу требуется продать.
- Если брали в аренду, то можно просто отказаться в любое время.
Аренда онлайн кассы
Отличное решение для одноразового проекта или startup. Таким вариантом успешно пользуются постоянно.
Преимущества:
- Не нужно инвестировать много средств в начале. Средняя цена аренды - 1400 рублей. Новое оборудование стоит около 17,000 рублей.
- Кассовое оборудование можно в любой момент отдать обратно поставщику.
- Если бизнес не ладится, изменилась концепция, то можно отдать владельцу устройство и забыть о нем.
- Техническое обслуживание выполняется арендодателем.
Недостатки:
- Это выходит дороже, как и при любой аренде. Если использовать 6 месяцев-12 месяцев, то еще куда не шло, но если проект длительный, то лучше купить оборудование.
- Вы не являетесь владельцем оборудования и не сможете отдать другому человеку.
- Если не правильно составить соглашение, то придется платить и дальше за аренду, даже если вы больше не работаете.
Процесс покупки, регистрации и подключения онлайн кассы
Схема манипуляций не зависит от того, какой способ вы выбрали: облачную кассу, старое оборудование или универсальный вариант. Действия одинаковые:
- Вы покупаете кассовое оборудование. Это быстрый и несложный этап. В интернете ищите оптимальное по стоимости прибор, проверяете, совершаете оплату и забираете. Здесь нужно обратить внимание на соответствие направлению бизнеса, число сайтов интернет-магазинов, которые можно привязать к оборудованию, взаимодействие с распространенными платформами, возможность подсоединения дополнительных устройств, касса должна быть в базе ККТ ФНС.
- Вы получаете электронную цифровую подпись. Она требуется для регистрации в ФНС. Более того, символ ставится на каждом налоговом документе. Стать владельцем такой подписи можно в удостоверяющих конторах из реестра Минкомсвязи. Цена услуги от 1400 рублей, время создания - 105 рабочих дней. Существует несколько разновидностей ЭЦП, но для работы с онлайн кассами требуется усиленная квалифицированная цифровая подпись.
- Вы проходите регистрацию в налоговой. Можно выбрать два способа: лично посетить налоговую службу или сделать все в учетной записи на сайте ФНС. Второй вариант не занимает много времени и комфортный. Для регистрации облачных касс подходит только удаленная регистрация.
- Вы подписываете соглашение с ОФД. Это осуществляется в сети. Услуги специалиста платные. В год за обслуживание придется отдать 3000 рублей. Главный момент: специалист должен быть добавлен в базу налоговой службы. Актуальный список доступен на сайте налоговой.
Вы можете подумать, что все это сложно, и вы не сможете зарегистрироваться. Если все делать своим ходом, то это сложно. Но во многих ситуациях продавцы онлайн касс делают все за вас. В компании вам окажут помощь в регистрации кассы, приобретении цифровой подписи и подписании соглашения с ОФД.
Курьерская доставка
Предлагается несколько вариантов:
- Когда продукция доставляется курьером собственной службы доставки.
- Когда курьер чужой фирмы доставляет продукцию.
В первом варианте ничего сложного. Ваш курьер берет деньги у потребителя (наличные или картой) и выполняет оплату, применяя мобильную онлайн кассу. К примеру, мобильную «умную» кассу МТС 5 с подключенным эквайрингом. Покупатель получает вместе с продукцией простой чек на бумажном носителе. Такие мобильные кассы пользуются успехом. Они работают от аккумулятора, легкие, по размеру чуть больше телефона, так что легко умешаются в рюкзаке.
Существует еще один способ, при котором приобретать оборудование каждому курьеру нет необходимости. В МТС Кассе подготовили готовый продукт для онлайн-магазинов с доставкой курьером – оплата через телефон курьера. Чтобы оплачивать товары, клиенту нужно закачать на телефон приложение и активировать онлайн кассу. Данные о платежах клиентов поступают на онлайн кассу, она создает чек, адресует потребителям и передает сведения в ОФД.
Во втором варианте точно такие же манипуляции делает работник сторонней службы доставки, правда, здесь чек дается покупателю от имени курьерской фирмы. То есть, интернет-магазину в этой ситуации касса не требуется.
Какие требования к чеку, выданному курьерской службой, устанавливаются?
В зависимости от того, в каком формате действует служба доставки (в виде платежного посредника, по поручительству или по договору комиссии), устанавливаются требования к чеку. При платежном посреднике в чеке или в БСО кроме базовых пунктиков, наблюдаются три дополнительных:
- величина поощрения от получателя (общая сумма плюс поощрение посредника),
- название действия (к примеру, поставка),
- данные агента.
Дополнительно отмечается, кто получил оплату: платежный посредник, поручитель или сотрудник по договору комиссии, а также товарная номенклатура в соответствии с требованиями 54-ФЗ: название, число продукции и так далее.
Самовывоз
Если продукция выдается клиенту в отделении самовывоза, и он платит картой или наличными, то в каждом таком отделении должна стоять отдельная онлайн касса. Такое оборудование в отделении самовывоза регистрируется по адресу этого отделения. Чек дается работником отделения выдачи клиенту вместе с продукцией. Естественно, можно воспользоваться двумя различными кассами: для интернет-магазина и отделения выдачи. Но с точки зрения денежных затрат - это не умно. Поэтому для сокращения расходов стоит выбрать новые кассовые продукты. К примеру, в МТС Кассе имеется возможность применять одно кассовое устройство и для интернет-магазина, и для отделения выдачи. Для этого следует задействовать онлайн кассу в отделении выдачи и взаимодействовать ее с сайтом. При онлайн заказах устройство будет создавать цифровые чеки и адресовать их клиенту, не мешая продавцу. Вся информация о совершенных онлайн и оффлайн транкзациях касса сама отправит в ОФД.
Постаматы
Постамат является автоматизированный терминалом для получения посылок и продукции, приобретенных в интернет-магазинах. Обычно постаматы размещаются на торговых площадках с большим потоком людей. Они оборудуются вывеской, отделением для приема денег, оснащением для приема оплат картой и чековым принтером. Сами изделия лежат в специальных ящичках, которые открываются при совершении оплаты. Чек печатается после принятия оплаты. Чтобы установить постамат, интернет-магазину следует подписать соглашение с логистическим сотрудником.
Наложенный платеж
В этой ситуации в соответствии с правилами представления услуг почтовой связи, Почта России является платежным агентом, и выдавать чеки ее обязанность и задача. Чек дается покупателю вместе с продуктом после оплаты посылки на почте.
Безналичная оплата
Если клиент оплачивает продукт интернет-магазину картой или банковским переводом, то чек адресуется потребителю магазином в цифровом формате на номер телефона и емейл. Также продавец должен сделать при оплате продукта электронными деньгами (Вебмани, Юмани, ПэуПол): чек высылается покупателю в цифровом формате.
Другими словами, при оплате заказа онлайн с сайте все манипуляции, связанные с выдачей чека, выполняет магазин, а службы доставки только доставляют оплаченный продукт клиенту. Таким образом, сайт магазина должен иметь подключенную онлайн-кассу.
Вывод
А теперь приведем пару тезисов, чтобы подытожить нашу тему:
В интернет-магазинах должна быть онлайн-касса. При оплате на сайте требуется только электронный чек. Если покупателю оплачивает товар продавцу при получении заказ, то требуется документ на бумажном носителе. Существует 3 вида использования: облачная касса, универсальная для интернет-магазинов с точками выдачи и физическая касса. Второй вариант лучше всех: он полностью решает все бизнес-вопросы. Подходит вариант от ЕКАМ.Онлайн. Кассу можно приобрести или взять в аренду. Устройство необходимо зарегистрировать в ФНС. Чтобы передать данные, необходимо прибегнуть к услугами ОФД.